WEWNĘTRZNA PROCEDURA ZGŁOSZEŃ

w Stadler Service Polska Sp. z o.o.

01.05.2025

|. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejsza wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
    i podejmowania działań następczych (dalej „Procedura”) została ustalona przez Stadler Service Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej „Spółka”), na podstawie art. 24 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024.928) (dalej „Ustawa”), po konsultacji z Przedstawicielem Pracowników Spółki.
2. Spółka przekazuje nowemu Pracownikowi lub kandydatowi do pracy treść Procedury odpowiednio w terminie 7 dni od przyjęcia do pracy lub wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. W przypadku przyjęcia kandydata do pracy i uzyskaniu przez niego statusu Pracownika Spółka przechowuje jego oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Procedury.
3. Procedura:
4. określa zasady przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych oraz prowadzenia działań następczych w Spółce;
5. reguluje warunki objęcia ochroną Sygnalistów zgłaszających informacje
    o naruszeniach prawa;
6. informuje o zasadach Zgłoszeń Zewnętrznych oraz o przepisach karnych określonych w ustawie o ochronie Sygnalistów.
7. Przepisów Procedury nie stosuje się do informacji objętych:
8. przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
9. tajemnicą związaną z wykonywaniem zawodów prawniczych;
10. postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

||. DEFINICJE

1. Ilekroć w Procedurze używa się terminu:
2. Pracownik – oznacza osobę fizyczną, aktualnie lub w przeszłości zatrudnioną lub współpracującą ze Spółką niezależnie od podstawy prawnej, w tym jako pracownik tymczasowy, a także praktykant lub kandydat do pracy;
3. Ustawa – oznacza ustawę z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów
    (Dz. U. 2024.928);
4. Zasady Postępowania – oznacza zbiór zasad obejmujących zasady compliance 
    (pol. zgodności) obowiązujące w Spółce pod nazwą Kodeksu Postępowania dla pracowników Stadler Rail Group oraz Kodeksu Postępowania dla partnerów biznesowych Stadler Rail Group;
5. Ujawnienie Publiczne – oznacza podanie Informacji o Naruszeniu Prawa do wiadomości publicznej, zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie;
6. Zgłoszenie – oznacza ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie dokonane przez Sygnalistę na zasadach opisanych w niniejszej Procedurze, wzór Zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do Procedury;
7. Zgłoszenie Wewnętrzne – oznacza ustne lub pisemne przekazanie Spółce Informacji o Naruszeniu Prawa;
8. Zgłoszenie Zewnętrzne – oznacza ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu Informacji o Naruszeniu Prawa;
9. Sygnalista – oznacza osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o Naruszeniu Prawa uzyskaną w Kontekście Związanym z Pracą, w tym osobę wymieniona w rozdziale IV ust. 1 niniejszej Procedury, a także Kontrahenta;
10. Działania Następcze – oznacza działania podjęte przez spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności przez czynności sprawdzające, postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach Procedury;
11. Działanie Odwetowe – oznacza bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w Kontekście Związanym z Pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub Ujawnieniem Publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
12. Informacja o Naruszeniu Prawa – oznacza informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, w której Sygnalista uczestniczył
     w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w Kontekście Związanym z Pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
13. Informacja Zwrotna – oznacza przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych Działań Następczych i powodów takich działań;
14. Kontekst Związany z Pracą – oznacza przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na jej rzecz, w ramach których uzyskano Informację o Naruszeniu Prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia Działań Odwetowych;
15. Kontrahent – każdy podmiot prawny współpracujący ze Spółką lub zaangażowany w proces negocjacji warunków współpracy ze Spółką;
16. Organ Publiczny – oznacza naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania Działań Następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 Ustawy;
17. Osoba, której Dotyczy Zgłoszenie – oznacza osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu Publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
18. Osoba Pomagająca w Dokonaniu Zgłoszenia – oznacza osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu Publicznym w Kontekście Związanym
     z Pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
19. Osoba Powiązana z Sygnalistą – oznacza osobę fizyczna, która może doświadczyć Działań Odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty
     w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny
     (Dz.U. z 2024 r. poz. 17);
20. Postępowanie Prawne – oznacza postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne, o naruszenie dyscypliny finansów publicznych albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
21. Osoba Upoważniona – oznacza pracownika Spółki posiadającego upoważnienie do przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych oraz prowadzenia Działań Następczych.
22. Pojęcia niezdefiniowane w Procedurze a pisane wielką literą, posiadają znaczenie nadane im w Art. 2 Ustawy.

|||. RODZAJE NARUSZEŃ

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
2. korupcji;
3. zamówień publicznych;
4. usług, produktów i rynków finansowych;
5. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
6. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
7. bezpieczeństwa transportu;
8. ochrony środowiska;
9. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
10. bezpieczeństwa żywności i pasz;
11. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
12. zdrowia publicznego;
13. ochrony konsumentów;
14. ochrony prywatności i danych osobowych;
15. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
16. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
17. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
18. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi od litery (a) do litery (p);
19. Zasad Postępowania.
20. Każdy, kto posiada informacje lub uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego już doszło lub może z dużym prawdopodobieństwem dojść w Spółce, może dokonać Zgłoszenia na zasadach opisanych w niniejszej Procedurze.
21. Zgłoszenie może dotyczyć naruszeń prawa dotyczących kategorii zdarzeń wymienionych w art. 3 Ustawy, w zakresie znajdującym zastosowanie do działalności Spółki i jej Pracowników, współpracowników lub przedstawicieli, jak również naruszenia obowiązujących w Spółce regulacji wewnętrznych, w tym w szczególności Zasad Postępowania.
22. Dla uniknięcia wątpliwości, zgłoszenia nieprawidłowości dotyczących realizacji obowiązków i uprawnień z zakresu prawa pracy nie są dokonywane na podstawie tej Procedury, ale zgodnie z innymi zasadami obowiązującymi w Spółce i przy użyciu tych samych lub podobnych narzędzi.
23. Z uwagi na przedmiot działalności Spółki, Pracownicy powinni zwracać szczególną uwagę na przestrzeganie prawa, zasad i standardów etycznych w obszarze prawa
     (a) zamówień publicznych, (b) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, (c) bezpieczeństwa transportu, (d) ochrony środowiska, (e) bezpieczeństwa sieci
     i systemów teleinformatycznych, (f) prawa konkurencji, (g) prawa podatkowego.
24. Sygnalista podlega ochronie określonej w rozdziale VIII niniejszej Procedury od chwili dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia Publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia Publicznego i że stanowi Informację o Naruszeniu Prawa.

|V. DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Zgłoszeń Wewnętrznych dokonywać mogą osoby fizyczne, które uzyskały informacje na temat naruszeń prawa w Kontekście Związanym z Pracą, w tym:
2. pracownik;
3. pracownik tymczasowy;
4. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
5. przedsiębiorca;
6. prokurent;
7. członek organu Spółki;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant;
12. Kontrahent;
13. Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej w przypadku zgłoszenia Informacji o Naruszeniu Prawa uzyskanej w Kontekście Związanym z Pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na jej rzecz lub już po ustaniu takiego stosunku pracy, a w przypadku Kontrahenta w trakcie współpracy ze Spółką lub negocjacji warunków współpracy ze Spółką.
14. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia pisemnie lub ustnie:
15. poprzez elektroniczne narzędzie internetowe pod adresem https://stadlerrail.integrityline.io, z dopiskiem w zgłoszeniu „Stadler Service Polska Sp. z o.o.
16. listownie przy użyciu formularza papierowego, którego wzór znajduje się
     w Załączniku nr 1 do Procedury, przesyłając go na adres korespondencyjny Stadler Service Polska Sp. z o.o., ul. Żwirki i Wigury 16, 02-092 Warszawa, z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia prawa. Do rąk własnych Osoby Upoważnionej”;
17. w postaci elektronicznej za pośrednictwem poczty e-mail na adres: [email protected], z dopiskiem w zgłoszeniu „Stadler Service Polska Sp. z o.o.
18. telefonicznie pod numerem 518-391-100 oraz 518-391-170.
19. osobiście ustnie bezpośrednio u Osoby Upoważnionej (Zgłoszenie nie-anonimowe, przy czym dane Zgłaszającego mogą zostać utajnione). Na spotkanie umówić się można dzwoniąc na numer podany w lit. d) powyżej.
20. Zgłoszenie powinno zawierać wskazanie okoliczności istotnych dla sprawy, np.:
21. dane osobowe zgłaszającego: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, z zastrzeżeniem ust.5 poniżej;
22. dane osobowe osoby lub osób, których Zgłoszenie dotyczy;
23. opis przedmiotu naruszenia prawa, wskazanie nieprawidłowości oraz ich daty;
24. wskazanie okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu;
25. wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków;
26. wskazanie osób, z którymi osoba dokonująca Zgłoszenia kontaktowała się w danej sprawie;
27. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia Wewnętrznego z (i) podaniem swoich danych osobowych, (ii) podaniem swoich danych osobowych z prośbą o ich utajnienie albo
     (iii) anonimowo.
28. Sygnalista ma obowiązek podać adres e-mail do kontaktu lub inne dane kontaktowe.
     W przypadku Zgłoszenia anonimowego, Sygnalista podaje adres e-mail lub inne dane kontaktowe, które nie zawierają danych osobowych, np. może być to adres e-mail utworzony przez Sygnalistę na potrzeby Zgłoszenia, np. [email protected].
29. Treść Zgłoszenia oraz tożsamość Sygnalisty są poufne. W szczególności bez wyraźnej pisemnej zgody Sygnalisty jego tożsamość nie będzie ujawniana osobom trzecim, ani też Osobie, której Dotyczy Zgłoszenie.
30. Kto dokonuje Zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2 (art. 57 Ustawy).
31. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez zgłaszającego, ma prawo do odszkodowania od zgłaszającego.

\/. OSOBY UPOWAŻNIONE

1. Niezależnym i bezstronnym podmiotem uprawnionym przez Spółkę:
2. do przyjmowania Zgłoszeń – na mocy umowy zawartej w celu powierzenia obsługi przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych, zawartej zgodnie z art. 28 ust. 1 Ustawy - jest podmiot zewnętrzny: Stadler Rail Management AG z siedzibą w Bussnang w Szwajcarii;
3. do przyjmowania i obsługi Zgłoszeń, w tym podejmowania wszelkich niezbędnych czynności, a także do podejmowania Działań Następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście Informacji zwrotnej (oprócz wskazanego powyżej podmiotu zewnętrznego) jest Local Compliance Officer (pol. Lokalny Oficer Compliance) lub Deputy Local Compliance Officer (pol. Zastępca Lokalnego Oficera Compliance), uprawniony Pracownik Spółki Stadler Service Polska Sp. z o.o. („Osoba Upoważniona”) 
4. W sprawach skomplikowanych, w celu zapewnienia obiektywnej i kompleksowej oceny Zgłoszenia oraz uzyskania opinii co do rekomendowanych Działań Następczych, na wniosek Osoby Upoważnionej, Spółka może powołać komisję złożoną z ekspertów wewnętrznych lub zewnętrznych, których wybiera w porozumieniu z Osobą Upoważnioną.
5. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, podejmowania Działań Następczych oraz przetwarzania danych osobowych w związku z tymi działaniami będą dopuszczone jedynie osoby pisemnie upoważnione przez Spółkę. Osoby te są obowiązane do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych, które uzyskały w związku
    z wykonywanymi czynnościami.

\/|. POSTĘPOWANIE ZE ZGŁOSZENIEM

1. W terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia Osoba Upoważniona przekazuje Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. Po otrzymaniu Zgłoszenia i potwierdzeniu jego przyjęcia, Osoba Upoważniona rejestruje Zgłoszenie w wewnętrznym rejestrze zgłoszeń Spółki, a także weryfikuje, czy istnieją podstawy do podejmowania dalszych działań.
3. W przypadku, gdy istnieją podstawy do podejmowania dalszych działań Osoba Upoważniona podejmuje Działania Następcze: (a) przekazuje Sygnaliście Informację Zwrotną zawierającą informacje na temat planowanych lub podjętych Działań Następczych i powodów takich działań, (b) wszczyna i prowadzi wewnętrzne postępowanie wyjaśniające, (c) zbiera i analizuje informacje z dostępnych źródeł – dokumenty, korespondencję, itp., (d) prowadzi przesłuchanie świadków oraz Osoby, której Dotyczy Zgłoszenie, (e) w razie konieczności podejmuje lub koordynuje działania nakierowane na odzyskanie środków finansowych lub rzeczy, (f) sporządza i przedstawia organowi zarządzającemu Spółki raport podsumowujący podjęte działania, zebrane środki dowodowe, wnioski i rekomendacje, (g) po zakończeniu wewnętrznego postępowania informuje Sygnalistę o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa, (h) może wnieść powództwo, złożyć zawiadomienie
    o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub poprzeć akt oskarżenia.
4. Osoba Upoważniona przekazuje Sygnaliście Informację Zwrotną w terminie do
    3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Sygnaliście, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać Informację Zwrotną.
5. W przypadku, gdy nie istnieją podstawy do podejmowania dalszych działań, Osoba Upoważniona informuje o tym Sygnalistę oraz Spółkę i przedstawia uzasadnienie.
6. Spółka prowadzi rejestr Zgłoszeń, który obejmuje (a) numer Zgłoszenia, (b) przedmiot naruszenia prawa, (c) niezbędne do identyfikacji dane osobowe Sygnalisty oraz Osoby, której Dotyczy Zgłoszenie, (d) adres do kontaktu Sygnalisty, (e) datę dokonania Zgłoszenia, (f) informację o podjętych Działaniach Następczych, (g) datę zakończenia sprawy.
7. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze Zgłoszeń oraz dotyczące Zgłoszeń są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym (i) wpłynęło Zgłoszenie, a nie było podstaw do wszczęcia postępowania, (ii) zakończono Działania Następcze, lub zakończono czynności wynikające z tych Działań Następczych.

\/||. ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia Zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego.
2. Pracownicy w pierwszej kolejności powinni dokonywać Zgłoszeń Wewnętrznych zgodnie z procedurą opisaną w niniejszej Procedurze. Pozwoli to na sprawne i efektywne zajęcie się Zgłoszeniem.
3. Zgłoszenie Zewnętrzne przyjmowane jest przez Organ Publiczny lub Rzecznika Praw Obywatelskich, a nie Spółkę. W szczególności Zgłoszeń Zewnętrznych nie dokonuje się
    z użyciem narzędzi Spółki wskazanych w punkcie IV. 1. powyżej w sposób wskazany w tej Procedurze.
4. W celu skutecznego podjęcia Działań Następczych ustalonych przez Organ Publiczny oraz przekazania Informacji Zwrotnej do Zgłoszenia Zewnętrznego Sygnalista podaje adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej organowi, do którego dokonał Zgłoszenia Zewnętrznego.
5. Zgłoszenie Zewnętrzne może być dokonane wraz z podaniem danych Sygnalisty lub anonimowo, o ile dany Organ Publiczny przyjmuje Zgłoszenia anonimowe. Zgłoszenie Zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie, w formie papierowej lub elektronicznej o ile taka forma jest dostępna, zgodnie z procedurą Organu Publicznego.
6. Organ Publiczny jest odrębnym administratorem w zakresie przetwarzania danych osobowych podanych w Zgłoszeniu Zewnętrznym, które zostało przyjęte przez ten organ. Spółka nie uczestniczy ani nie ponosi odpowiedzialności za czynności Organu Publicznego.

\/|||. ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

1. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania Odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. W szczególności Sygnalista nie może być niekorzystnie lub dyskryminująco traktowany z powodu dokonania Zgłoszenia lub Zgłoszenia Zewnętrznego lub podania Informacji o Naruszeniu Prawa do wiadomości publicznej, w tym poprzez:
2. odmowę nawiązania stosunku pracy;
3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony, a także niezawarcie umowy z Kontrahentem – w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4. wypowiedzenie lub rozwiązanie jego umowy o pracę bez wypowiedzenia,
5. obniżenie wynagrodzenia za pracę,
6. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
7. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych
    z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
8. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
9. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
10. negatywną ocenę pracy lub negatywną opinię o pracy;
11. przekazanie innemu Pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
12. niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
13. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
14. przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
15. mobbing;
16. dyskryminację;
17. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
18. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
19. nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania Pracownika na takie badania;
20. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
21. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
22. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych,
     w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
23. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się Działań Odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie
     w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych
     w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
24. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia lub Ujawnienia Publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego Zgłoszenia lub Ujawnienia Publicznego.
25. Osoba dokonująca Działań Odwetowych wobec Sygnalisty, Osoby Pomagającej
     w Dokonaniu Zgłoszenia lub Osoby Powiązanej z Sygnalistą będzie pociągnięta do odpowiedzialności, w tym możliwej odpowiedzialności karnej (grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2) zgodnie z przepisami Ustawy.
26. Wobec Sygnalisty można wyciągać negatywne konsekwencje, jeżeli działał w złej wierze, lub Spółka udowodni, że podejmując wobec Sygnalisty działania kierowała się obiektywnymi powodami (np. rozwiązanie umowy o pracę z powodu nie stosowania się do poleceń służbowych). Powyższe zasady mają zastosowanie do Osoby Pomagającej
     w Dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoby Powiązanej z Sygnalistą, jeśli osoba taka jest zatrudniona w Spółce. Ciężar dowodu, że podjęte wobec Sygnalisty działanie nie jest Działaniem Odwetowym spoczywa na Spółce.

|X. PRZEPISY KARNE

1. Niniejszy rozdział zawiera wyciąg z przepisów karnych zawartych w Ustawie:
2. Art. 54 Ustawy
3. Kto chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub utrudnia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
4. Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
5. Art. 55.
6. Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
7. Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
8. Art. 56. Ustawy

Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej
 w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.

.X. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA

1. Niniejsza Procedura zostaje ustalona na czas nieokreślony.
2. Niniejsza Procedura może być przez Spółkę zmieniona lub uzupełniona zgodnie
    z Ustawą, po konsultacjach z Przedstawicielem Pracowników Spółki. 
3. Niniejsza Procedura i jej każdorazowa zmiana wchodzi w życie odpowiednio po upływie 7 dni od dnia podania do wiadomości Pracowników w sposób przyjęty w Spółce. Pierwsza wersja Procedury wchodzi w życie 01.05.2025 r.
4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Procedurze, zastosowanie mają przepisy Ustawy.

Warszawa, 23.04.2025

Załącznik nr 1 do Procedury - Wzór Zgłoszenia

…………………….…………………

(data sporządzenia)

Formularz wewnętrznego zgłoszenia naruszenia prawa

Dane zgłaszającego (nie wypełniać w przypadku Zgłoszenia anonimowego)

Imię i nazwisko: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Dane kontaktowe: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Wnoszę/Nie wnoszę o utajnienie moich danych osobowych. (niewłaściwe przekreślić)

Jakiego obszaru nieprawidłowości dotyczy Twoje zgłoszenie?

(Zgłoszenie może dotyczyć każdego naruszenia prawa powszechnie obowiązującego, jak również naruszenia obowiązujących w Spółce regulacji wewnętrznych, w tym w szczególności Zasad Postępowania)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Treść zgłoszenia

Opisz szczegółowo swoje podejrzenia oraz okoliczności ich zajścia zgodnie z wiedzą, którą posiadasz:

• Podaj dane osób, które dopuściły się nieprawidłowości (nazwiska, stanowiska)
• Jakie zachowanie/działania chcesz zgłosić?
• Ramowy okres trwania nieprawidłowości
• Czy powiadomiłeś/aś już kogoś o tej sprawie? Napisz kto to był (osoby w firmie, media, władze)
• Jakie skutki spowodowały lub mogą spowodować opisane przez Ciebie nieprawidłowości?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Fakultatywnie: Dowody i świadkowie (Wskaż i dołącz posiadane dowody, potwierdzające opisywany stan oraz wskaż świadków)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Oświadczam, że dokonując niniejszego zgłoszenia:

• działam w dobrej wierze,
• posiadam uzasadnione przekonanie, że zawarte w ujawnionej informacji zarzuty są prawdziwe,
• nie dokonuję ujawnienia w celu osiągnięcia korzyści,
• ujawnione informacje są zgodne ze stanem mojej wiedzy i ujawniłem wszystkie znane mi fakty
   i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia,
• znana jest mi obowiązująca w Spółce Procedura,
• zapoznałem/łam się z Klauzulą informacyjną w związku z przetwarzaniem danych osobowych
   w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów 

………………………………………………

Czytelny podpis osoby dokonującej zgłoszenie

Załącznik 1 do Zgłoszenia 

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stadler Service Polska Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie (02-092), ul. Żwirki i Wigury 16, NIP: 113-29-08-949, adres e-mail: [email protected] 
2. Może Pani/Pan kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższego adresu e-mail.  
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie art. 6 pkt. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679, tj. do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
4. Ochrona tożsamości sygnalisty: Może Pani/Pan dokonać zgłoszenia anonimowego. W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację, Pani/Pana dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pani/Pana wyraźną zgodą.
5. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/Panu prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/Pana, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
6. Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
    W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych, wskazanym w pkt IV Procedury. 
7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Posiada Pan/Pan prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/Panu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. 
9. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl). 
10. Podanie danych jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia przez nas zgłoszenia. Jeśli nie poda Pani/Pan danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem.

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do podmiotów z grupy spółek Stadler poza EOG – konkretnie do Szwajcarii. Na podstawie art. 45 RODO Komisja Europejska wydała decyzję uznającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w Szwajcarii.

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że Państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail [email protected],

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.